C-alkatrész management » Hatékony beszerzési folyamatok C-alkatrészekhez
Az áruk beszerzése a vállalatoknál és az üzemekben minden nap igazi kihívás. A beszerzendő áruk típusától és mennyiségétől függően olyan szerződések megtárgyalására kerül sor, amelyek összege több millió euró értékű is lehet. Ezért nem meglepő, hogy a beszerzési osztályok elsősorban a nagy projektekre koncentrálnak.
De nem szabad megfeledkeznünk a sok apró és látszólag olcsó tételről sem. Sajnos sok cégnél meglehetősen rosszul kezelik ezeket az úgynevezett C-alkatrészeket. Pontosan ezen a területen van sok megtakarítási lehetőség. Annak ellenére, hogy az áruk ára viszonylag alacsony. Szívesen elmagyarázzuk Önnek a C-alkatrészek kezelésének stratégiai fontosságát, és azt, hogy a megtakarítási lehetőségeket hogyan lehet teljes mértékben kiaknázni.
A vállalkozásoknak és üzemeknek minden nap különböző árukra és termékekre van szükségük. Ezeknek azonnal rendelkezésre kell állniuk, hogy az értékteremtési folyamat ne szakadjon meg, és ne kerüljön veszélybe az ellátási lánc, azaz a vevőig tartó szállítási útvonal. Nagyon nagy különbség van abban, hogy például egy gépet, egy bizonyos alapanyagot vagy különféle kis alkatrészeket kell vásárolni.
A különböző termékcsoportok anyagi értékükből és a működési folyamatban betöltött fontosságukból adódóan eltérő súllyal bírnak. A C-alkatrészek kifejezés az ABC elemzésből származik. Az ABC elemzést a pontos osztályozáshoz használják. Ez azt jelenti, hogy az összes szükséges áru három osztályba (A, B, C alkatrészek) osztható, amelyeket a vállalaton belül egyedileg kezelnek és gondoznak.
Az ABC elemzésben a szükséges meghatározott időn belüli mennyiséget és a beszerzendő áru értékét használják az értékeléshez. A mennyiség-érték hozzárendelés a következőképpen nézhet ki:
Osztályozás ABC elemzéssel
| Osztályozás | Az osztály közös jellemzői | Mennyiség-érték hozzárendelés |
|---|---|---|
| A-alkatrészek | Az egyes pozíciók nagyon kis mennyisége és magas értéke. | Az árumennyiség 10-20%-a az áru értékének körülbelül 70-80%-ának felel meg. |
| B alkatrészek | Az egyes pozíciók kis mennyisége és átlagos értéke. | Az áru mennyiségének 10-40%-a az áru értékének hozzávetőlegesen 10-25%-a. |
| C alkatrészek | Az egyes pozíciók magas száma és alacsony értéke. | Az áru mennyiségének 50-70%-a az áru értékének hozzávetőlegesen 5-10%-a. |
Sok cégnél a klasszikus C-alkatrészek például az irodaszerek és az MRO áruk. Azok a termékek tehát, amik a karbantartáshoz (Maintainance), javításhoz (Repair) és üzemeltetéshez (Operations) szükségesek. De a higiéniai termékek, a munkavédelmi felszerelések és a fogyóeszközök is C-alkatrésznek számítanak.
Mivel a C-alkatrészek nagyobb valószínűséggel találhatók az alacsonyabb árszegmensben, mint az A vagy B kategóriájú termékek, gyakran nem feltétlenül a beszerzési osztály fókuszában vannak. De üzleti szempontból ez súlyos hiba.
Áru értéke
Folyamatköltségek
Vásárláskor az áru értékén kívül a kapcsolódó folyamatköltségeket is figyelembe kell venni.
Ez magában foglalja az összes költséget, amelyek a C-alkatrész rendeléséből adódnak. Ez magában foglalja a termék kiválasztásával, a szállító kiválasztásával, a megrendelési folyamattal, az árubevételezéssel, az áruk kiosztásával, az áruelosztással, a számlaellenőrzéssel, a könyveléssel és az archiválással kapcsolatos költségeket.
Az A és B termékek esetében az folyamatköltségek átlagosan a beszerzési költségek 20%-át teszik ki.
Mivel a C-alkatrészek beszerzése lényegesen nagyobb erőfeszítést igényel, a folyamatköltségek gyakran megfelelnek az áruk tényleges értékének többszörösével.
A folyamatköltségek jelentősen megdrágítják a beszerzést
Egy egyszerű kombinált fogó, amit a kereskedő 10 000 Ft-ért kínál, a vállalatnak több tízezer forintjába is kerülhet. Ennek az egy rendelésnek az ára ezért többszörösére nőtt. De ez még messze nem minden!
Mennyiségileg a C-alkatrészek teszik ki a beszerzendő áruk oroszlánrészét. Ezért egy átlagos vállalat évente gyakran több ezer egyedi megrendelést ad le.
Feltételezve, de a gyakorlatban meglehetősen valós (német példán alapuló), 89,00 eurós folyamatköltség-részesedés és éves szinten 6000 megrendelés esetén a folyamatköltség önmagában gyorsan megsokszorozódik 534 000 euróra.
A legrosszabb esetben a C-alkatrészek ellátása nincs központilag szabályozva egy cégnél, vállalkozásnál. Ekkor minden részleg többé-kevésbé függetlenül beszerzi a szükséges C-alkatrészeket. Mivel a részlegek nem egyeztetnek egymással, az azonos cikkeket többször is megrendelik, ráadásul különböző C-alkatrész beszállítóktól. Gyakorlatilag nincsenek ártárgyalások, és nem vesznek igénybe engedményeket vagy mennyiségi kedvezményeket. Ezeket és a „vad” vásárlás egyéb negatív hatásait részletesen tárgyaljuk az Útmutató a Maverick vásárláshoz című leírásunkban.
A professzionális C-alkatrész menedzsment célja a szükséges áruk beszerzésének optimalizálása és ezáltal ezen áruk költségeinek csökkentése. De ez nem csak a jobb termékárak eléréséről szól a vásárlás során. A hatékony beszerzés sokkal nagyobb eszköze az olykor magas folyamatköltségek csökkentése. Éppen ezért a C-alkatrészek kezelése nem csak a beszerzési osztályt érinti. Inkább a beszerzési folyamatban részt vevő összes osztályt be kell vonni.
Ezenkívül a C-alkatrész-kezelést nem csak a beszerzésben kell használni, hanem a gyártásban is. Az alkatrészkezelést azonban sokkal könnyebb megvalósítani az iparban vagy a gyártási szektorban. Bizonyos termékek, például a csavarok, anyák, alátétek vagy kábelkötegelők iránti igény közvetlenül kapcsolódik a gyártáshoz.
Erre a célra árukiadó gépeket, hordható konténereket vagy Kanban polc/dobozrendszereket használnak a gyártásban. Az áruk eltávolítását például a Kanban polcról ezután elektronikusan rögzítik.
Az aktuális készlet kulcsszámaival és a tervezett igényekkel együtt az ERP rendszerben a rendelések automatikusan és megfelelő időben generálhatók.
A cél az összes szükséges alkatrész folyamatos rendelkezésre állása magas tárolási költségek nélkül.
A C-alkatrészek kezelése a beszerzésben egyre nehezebbé válik. Sokkal több tényezőről van ugyanis szó, és a tényleges kereslet csak korlátozottan tervezhető. Emiatt szeretnénk közelebbről is megvizsgálni a beszerzési területet.
A bonyolult összefüggések miatt a C-alkatrészek kezelése sokkal nagyobb kihívást jelent a beszerzésben. Főleg, ha a vásárlás ezen a területen eddig koordinálatlan volt. Ebben az esetben a gyakorlatban hasznosnak bizonyult lépésről lépésre haladni a C-alkatrész-kezelő rendszer felállításánál.
A ameglévő kezelési rendszerek folyamatos ellenőrzése
Még ha egy vállalatnál van is jól működő C-ALKATRÉSZ MENEDZSMENT, érdemes időnként közelebbről megvizsgálni az egyes pontokat. Az egyre gyorsabban változó piacon a rendelkezésre álló lehetőségeket folyamatosan újra kell értékelni. Ez az egyetlen módja annak, hogy teljes mértékben kiaknázzuk az optimalizálási lehetőségeket.
A hatékony munkafolyamatok és az elektronikusan támogatott beszerzés a sikeres cég titkos receptje. De még a látszólag olcsó kis alkatrészek vásárlását is óvatosan kell végrehajtani. Különösen ezen a területen bizonyos körülmények között robbanásszerűen megnövekedhetnek a folyamatköltségek. Ezeket a költségeket ezután a termékáron keresztül át kell hárítani a vásárlókra. Ennek eredményeként a vállalat versenyképessége romlik.
A hatékony C-alkatrész beszerzési megoldás bevezetése ezt mindenképpen megelőzheti, és drasztikusan csökkentheti a folyamatköltségeket is. A C-alkatrészek beszerzésének optimalizálása azonban nem a beszerzés kizárólagos felelőssége. Ehelyett a beszerzésben részt vevő összes osztálynak aktívan részt kell vennie. A beszerzés csak így értheti meg, hogy a szervizben dolgozóknak miért van feltétlenül szükségük kalibrált mérőeszközre. Másrészt a beszerző kollégák hihetően meg tudják magyarázni, hogy a vezetés miért részesít előnyben bizonyos eszközöket, mérőeszközöket vagy beszállítókat vásárláskor.